Op 28 november kwamen interne en externe partners van LIVE samen tijdens een interactieve lunchsessie van de Datawerkplaats. Een samenwerkingsverband van de Universiteit Utrecht met lokale en regionale overheden. Onderzoekers Koen Steenks en Sharon van Geldere presenteerden tijdens deze sessie hun onderzoek, dat zich richt op drie paradoxen die zich kunnen voordoen bij een organisatieverandering. Welke paradoxen worden door de deelnemers herkend? En zorgen ze enkel voor uitdagingen of kunnen ze LIVE ook verder brengen?
‘We ontwikkelen de digital twin met de beste bedoelingen, maar het is altijd goed om te kijken wat je blinde vlekken zijn’, vertelt Tim Stroomer, projectpartner van de gemeente Amersfoort. ‘We zijn bijeengekomen met de projectgroep om, samen met de onderzoekers van de Datawerkplaats, aan de slag te gaan met hun bevindingen.’
Onderzoekers Koen en Sharon hebben in samenwerking met de gemeente Amersfoort onderzocht hoe de digital twin van LIVE kan landen binnen de gemeentelijke organisatie. Bij die implementatie ontdekten ze verschillende tegenstrijdigheden, of zoals zij dit zelf verwoorden: organisatieparadoxen.
Procesdenken
Die paradoxen staan voor verschillende denkrichtingen. Doordat die denkrichtingen in strijd met elkaar (lijken te) zijn, kunnen ze voor verwarring zorgen als ze niet worden uitgesproken. De onderzoekers benadrukken dan ook dat paradoxen niet om eenduidige antwoorden vragen, maar vooral gespreksstof vormen voor de verdere ontwikkeling van LIVE als dienst. ‘Wij leveren geen oplossingen aan de partners’, benadrukken ze. ‘We adviseren hen om meer te denken vanuit het proces, zodat ze daarvanuit een eigen oplossing kunnen formuleren.’
Drie paradoxen
Het gaat om drie paradoxen, leggen Sharon en Koen uit. Allereerst vereist de complexiteit van de opgave waar de LIVE-partners voor staan intensieve samenwerking. Tegelijkertijd kan deze samenwerking het werken aan de 3D tool ook complexer maken. Dit vraagt volgens de onderzoekers om balans hierin.
Daarnaast zijn er binnen LIVE verschillende behoeften en definities van succes: is LIVE succesvol als het een ‘grote’ of ‘radicale’ innovatie is, of juist als deze ‘passend’ is? Passende innovatie heeft het voordeel dat deze goed aansluit op bestaande organisatieprocessen. De reden om voor een grotere innovatie te gaan is om de huidige processen juist op te schudden en te verbeteren. Vanuit dat idee zou LIVE juist niet passend (moeten) zijn, maar buiten de gebaande paden van traditionele processen treden.
De derde paradox richt zich op de rol van de gemeente als moderne partner enerzijds en traditionele opdrachtgever anderzijds. In het geval van de Liendert-case gaat het om de gemeente Amersfoort, die zich vooral als gelijke partner opstelt, maar ook opdrachtgever is en vaak het voortouw neemt vanwege haar verantwoordelijkheid als overheid. Dit kan voor rolverwarring zorgen.
Na de presentatie gingen de deelnemers in drie groepen uiteen voor een interactieve werksessie. Elke groep richtte zich op een van de paradoxen, waarbij de vragen ‘herken je de paradox en hoe kun je er procesmatig mee omgaan?’ centraal stond. Vervolgens pitchte elke groep hun ideeën.
Méér communicatie
Over de eerste paradox, de manier van de samenwerken, valt te concluderen dat LIVE-partners juist leunen naar meer communicatie. Zo vallen uitspraken als ‘we moeten meer uitwisselen over de complexiteit van elkaars rollen’ en ‘eerder in werksessies aan de slag, met de gebruikers van LIVE.’ Dit zijn vooral gemeenten en ontwikkelaars, maar dat kunnen ook inwoners zijn. Meer duidelijkheid over de rollen, prioriteiten en belangen binnen LIVE blijkt uiteindelijk de hoofdmoot van de discussie.
In een discussie over de tweede organisatieparadox klinkt het geluid dat ‘passende innovatie’ eigenlijk geen innovatie is. Verandert een innovatie niet per definitie het organisatieproces? Deelnemers zien dat grote innovaties vooral gedragen worden door beleidsmakers binnen de gemeente, terwijl beheerders van de openbare ruimte juist meer voorkeur hebben voor realistische, passende innovatie. De samenwerking binnen LIVE verandert in ieder geval processen, zijn deelnemers het met elkaar eens.
De gemeente Amersfoort legt in haar pitch uit haar dubbele rol, als moderner partner en als opdrachtgever, als worsteling te ervaren. De gemeente wenst als moderne partner een gelijke rol in te nemen als andere LIVE-partners, maar voelt tegelijk als opdrachtgever een sterke verantwoordelijkheid om verantwoording af te leggen. Tegenover andere LIVE-partners, bestuurders én inwoners. Om als moderne partner deel te nemen aan een project en écht innovatief te kunnen zijn, moet de gemeente risico’s durven nemen. Misschien zou in zulke projecten een convenant opgesteld kunnen worden waarin afspraken staan over het accepteren van bepaalde risico’s.
Vragen leren stellen
Na de lunchsessie is bij de deelnemers een completer beeld ontstaan van wat er bij veranderingsprocessen komt kijken en hoe de gemeente redeneert en werkt. Bijvoorbeeld dat gemeenten worstelen met het doen van grote investeringen om te innoveren aan de voorkant, zonder de zekerheid te hebben dat de investeringen zich terugverdienen in maatschappelijke meerwaarde en hogere leefbaarheid in de wijk. Grote organisatieveranderingen overstijgen project LIVE, maar ze reageren op grote opgaven waaraan project LIVE wel een belangrijke bijdrage kan leveren.
LIVE als dienst moet laten zien dat opdrachtgevers van herinrichtingen en herontwikkelingen, veelal gemeenten zelf, netto beter uit zijn met integrale 3D-gebiedsmodellen. Zij kunnen zo betere inrichtingskeuzes maken en toetsen wat meerdere (klimaatadaptieve) ingrepen samen aan gewenste effecten opleveren. ‘Iedereen in het LIVE-netwerk is positief over LIVE’, aldus Stroomer. ‘Het is goed om te zien dat de paradoxen geen spelbrekers zijn. Overleg en het stellen van de juiste vragen is belangrijk, zoals vandaag.’
