Als vaste communicatiepartner ontzorgt de Future City Foundation verschillende Europese projecten door het opzetten van een merkidentiteit en het begrijpelijk maken van complexe academische informatie, zo ook voor het LIVE project. ‘We maken de informatie van projecten stapsgewijs toegankelijk’, zegt Pieter de Jong, programmamanager bij de stichting. Actieve betrokkenheid bij het project helpt daarbij, zegt hij.
‘In mijn optiek zijn Europese projecten vaak een opdracht begrijpend lezen’, zegt Pieter de Jong van de Future City Foundation. In alle projecten waarin de Future City Foundation de communicatie verzorgt, valt volgens Pieter de Jong een lijn te trekken: alle projecten zitten complex in elkaar. Dat is inherent aan de thema’s die in de projecten voorbijkomen, van klimaatadaptatie tot ruimtelijke ordening, zegt hij. Zij vragen vaak veel vakinhoudelijke kennis om deze te begrijpen.
‘Als communicatiepartner werken wij als Future City Foundation binnen deze projecten aan een vertaling van vakjargon naar een breder begrijpbare uitleg’, vertelt De Jong. De stichting slaat daarmee een brug tussen stakeholders, zoals ambtenaren en marktpartijen, en projectpartners. ‘De partners weten tot in detail hoe iets werkt’, aldus De Jong. ‘De stakeholder is meer gericht op wat hij of zij ermee kan doen en hoe je dat het beste aanpakt. Dat vraagt om een vertaling.’
De Future City Foundation helpt onder andere mee bij Europese projecten zoals SCOREwater en LIVE, twee voorbeelden van projecten gericht op het toekomst- en klimaatbestendig maken van steden en wijken. Voor dergelijke projecten stelt de stichting onder andere een duidelijke merkidentiteit op, een huisstijl met logo’s en communicatiekanalen en het verzorgen van herkenbare communicatie op sociale media.
De Jong: ‘Iets waar wij goed in zijn, is het verzorgen van een volledige look and feel. We brengen niet alleen de centrale boodschap van een project over, wij zorgen er ook voor dat projecten herkenbaar en vindbaar zijn.’
‘Niet zomaar over de schutting gooien’
De Future City Foundation is vanaf de start van de Europese projecten actief betrokken bij de vorming van de Europese samenwerkingen. Al bij het schrijven van het projectvoorstel wordt het onderdeel communicatie en disseminatie verweven in het project, benadrukt De Jong. Het moet een integraal onderdeel zijn van het project, waarbij ook uren en budget worden afgesproken. Want voor de beste communicatie, zo zegt De Jong, is het belangrijk om veel en voldoende kennis op te bouwen. Niet alleen inhoudelijke kennis, maar vooral ook kennis over wie de projectpartners zijn en wat zij doen. ‘Als je een volledig beeld hebt van waar projecten staan en wat iedereen bijdraagt, dan kan je dat ook beter aan geïnteresseerden overbrengen.’
Het nauw volgen van de Europese projecten heeft nog een ander groot voordeel. Europese projecten duren doorgaans meerdere jaren, met bijbehorende opgave om over een langdurige periode te blijven communiceren over wat er binnen het project gebeurt. ‘Je kan stakeholders niet vertellen: ‘hier is een nieuw project, over drie jaar hoor je weer iets over wat het heeft opgeleverd’, stelt De Jong. ‘Zo raak je stakeholders kwijt of je bereikt ze al niet in de eerste plaats.’
Een proactieve stroom van communicatie helpt om een geïnteresseerde en actieve doelgroep op te bouwen. ‘Wij gooien niet alleen berichten over de schutting via sociale media’, zegt De Jong. ‘De Future City Foundation maakt alle mijlpalen en resultaten van projectpartners mee, die we delen met de stakeholders. Bij elke stap denken we aan wat de doelgroepen willen weten.’
Volgens De Jong is het belangrijk om in de communicatie de projectpartners zelf aan het woord te laten. ‘Zij weten namelijk waar ze het over hebben’, vervolgt De Jong. ‘We geven hen een podium, maar ontzorgen hen wel door zelf na te denken over hoe de boodschap het beste tot zijn recht komt. Zij werken dus aan ‘deliverables’, maar wij brengen het op de juiste manier en in de juiste woorden onder de aandacht.
Netwerk opbouwen
Het resultaat van de communicatie van de stichting is een groeiend en levendig netwerk. Zij komen samen tijdens webinars en andere activiteiten binnen de EU-projecten. Deze activiteiten worden ook door de Future City Foundation georganiseerd. ‘Zo brengen we mensen met elkaar in contact, zodat zij elkaar verder kunnen helpen met vragen en ideeën.
De communicatie van Future City bereikt ook niet alleen geïnteresseerden buiten het netwerk van projectpartners. De Jong: ‘Een projectpartner stelt vaak een of meerdere contactpersonen aan die aan het project werken. Voor de rest van de organisatie is het dan fijn om via onze communicatie te zien waar hun collega’s aan werken.’
Het is al met al een kunst, aldus De Jong, om uit enorme stapels data en academische taal een toegankelijke boodschap te filteren. ‘Het in elkaar zetten van gelaagde en toch laagdrempelige communicatie is een opgave. Communicatie moet stapsgewijs toegankelijk zijn en daar zijn wij iedere dag mee bezig.